Descubra las posibilidades de la Gestión Documental por Procesos con AuraPortal - Seguridad Mania.com - España y América Latina

Manejar documentos forma parte de la actividad cotidiana y por tanto no puede estar desligado de ella. Al estar incluida la Gestión Documental en AuraPortal, los Procesos se encargarán de controlar las actividades que se realizan en una entidad y, por tanto, manejarán los documentos que intervienen en las actividades y se encargarán de su óptima gestión.

AuraPortal integra un ECM (Enterprise Content Management) que ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los Documentos (electrónicos y físicos) y los Contenidos Digitales. A través de sus capacidades para gestionar Procesos, Bibliotecas y Familias de Gestión, AuraPortal automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los Documentos y Contenidos Web: captura y creación automática de documentos, almacenamiento (Archivo Virtual Inteligente), flujos, acceso y eliminación, permitiendo gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

No se trata pues de que la Gestión Documental lleve un workflow, es al contrario. Se trata de utilizar la capacidad de gestionar y controlar los Procesos que proporciona AuraPortal para  gestionar y controlar los Documentos y Contenidos Digitales: archivística, aprobaciones, versionado, firma digital, suscripciones para avisos de cambios, búsquedas por contenido, discusiones, vigilancia, traza para auditoría, publicación de contenidos, etc.

Temario:

1. Creación de documentos a través de proceso con flujos de Aprobación y almacenamiento de los mismos en:

– Bibliotecas en Diccionario.

– Bibliotecas en SharePoint.

– Familias Propias.

2. Gestión de Documentos Base y Automáticos con incorporación de metadatos y firmas.

3. Control de los flujos de aprobación.

4. Gestión de los Puntos de Control y Consultas de situación por estado.

5. Consultas de Documentos:

– Búsquedas en Bibliotecas de SharePoint desde un proceso por medio de parámetros.

– Consultas de Bibliotecas de Diccionario a través de parámetros.

6. Revisión de documentos expirados por control de tiempo.

7. Definición de Página de Entrada con vínculo de acceso a las operaciones concretas basadas en la Gestión Documental:

– Monitorización, Consultas de Estado, Inicio de Procesos, Creación de un

Documento, Control de Versionados, Consultas de Documentos, Familias

Propias, Bibliotecas en Diccionario, Bibliotecas de SharePoint.